Protokollführung im Projektmanagement

Protokollführung und ihre Bedeutung für Projektmanagement

Was weißt du über Protokollführung im Projektmanagement? Ist es aus deiner Sicht eine sinnlose und wahnsinnig aufwendige Aufgabe?

Ich habe dir bereits in meinem letzten Beitrag erzählt, dass ich während meines Praktikum in der Organisationsabteilung die ganze Zeit zu jedem Termin in allen Projekten, die ich begleiten durfte, Protokolle geschrieben habe. Also gehörte Protokollführung zu meinen Hauptaufgabe vor allem aus dem Grund, damit ich diese Projekte inhaltlich besser kennenlernte.

Wie liefen die Termine ab? Auf jeden Fall anders als heute. Ich durfte während des Termins keine Fragen stellen. Ich habe die ganze Zeit mitgeschrieben, und zwar alles, was ich gehört und geschafft habe zu schreiben. Anschließend habe ich nach der Sitzung einen Kontakt mit Beteiligten aufgenommen und sie nach Ergänzung gefragt. Meistens waren die Teilnehmenden sehr nett und haben mir detailliert erklärt, worum es bei ihnen ging. Mit jedem Protokoll habe ich immer mehr über das Projekt erfahren, als allein aus den Terminen. Sie haben mich nämlich jedes Mal etwas verwirrt. Wenn man in ein Projekt mittendrin einsteigt, dann ist es oft schon eine Herausforderung zu verstehen, worum es bei jedem Teilprojekt geht.

Ich weiß noch ganz genau meinen ersten Projekttermin. Ich saß da und war wahnsinnig aufgeregt, obwohl ich nichts vortragen musste. Mein Praktikumsbegleiter hat das bestimmt gespürt, denn er hat mich selbst allen Teilnehmenden vorgestellt. Gleich der erste Beitrag war für mich überfordernd. Da kamen so viele Informationen, dass ich bei bestem Wissen und Gewissen nicht geschafft habe, alles aufzunehmen. Mit der Zeit ist die Protokollführung für mich natürlich einfacher geworden. Ich hatte immer weniger Rückfragen nach den Sitzungen.

Ich habe aus meinem Praktikum sehr viel gelernt. Bezüglich der Protokollführung im Projektmanagement zum Beispiel, dass man durch ein Protokoll die ganze Sitzung am Ende in das „richtige“ Licht für Projekt bzw. Projektleitung rücken kann. Man kann alle Unklarheiten genauer beschreiben, obwohl sie nicht in diesem Ausmaß angesprochen wurden. Man kann Probleme positiv darstellen, dass ihre Lösung beispielsweise mehrere andere gewünschte Wirkungen mit sich bringt. Man kann aus einem Bericht „nur“ bestimmte Punkte erläutern und damit ihre Bedeutung fürs Projekt betonen. Also spielt der Protokollführer oder die Protokollführerin schon eine große Rolle bei jeder Besprechung. Allerdings je nach der Organisations- oder Unternehmenskultur wird mit Protokollführung als einem Lenkungsmittel mal mehr und mal weniger gearbeitet. Aber das habe ich erst später erfahren.

Aufgrund von meinen Erfahrungen, die ich bereits über mehrere Jahre gesammelt habe, habe ich einen Fahrplan für eine erfolgreiche Vorbereitung von solchen Terminen erstellt. Du kannst sie gerne unter „kostenloses PDF“ auf meiner Seite herunterladen. Da erzähle ich, worauf du aus meiner Sicht bei Vorbereitung von einer Sitzung besonders achten sollst. Ich biete dir meine Vorlagen, mit denen du bei deinen Terminen arbeiten kannst. Ich würde mich über deine Rückmeldung dazu sehr freuen!

Was hältst du von Protokollführung im Projektmanagement? Ist das ein gutes Lenkungsmittel oder eine unnötige Beschäftigung für Projektteam? Schreibe mir in die Kommentare.

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