Prozessoptimierung

Geschäftsprozessoptimierung

Weißt du, wie du dich sofort in deinem Unternehmen unbeliebt machen kannst? Die Antwort wissen alle Prozess- und ProjektmanagerInnen. Natürlich mit einer Prozessoptimierung.

Gründe für Prozessoptimierung

Da wir alle auf der Arbeit das Beste geben, ist es total unangenehm, wenn jemand an Effizienz unserer Abläufe zweifelt. Es ist allerdings nicht immer so. Meistens werden die Bereiche auf Prozessoptimierung bzw. Geschäftsprozessoptimierung (GPO) überprüft, in denen es grade nicht gut läuft. Ein anderer Grund wäre, wenn eine Abteilung neu organisiert wird. Es ist das beste Szenario für alle Parteien. In diesem Fall gibt es noch keine feste Strukturen und Entscheidungswege. Du erschaffst sozusagen eine neue Welt. Es ergibt dabei viel mehr Sinn für alle Ebenen, alle Überlegungen gleich gemäß den GPO-Kriterien zu hinterfragen:

  • FachmitarbeiterInnen lernen von Anfang an „richtige“ Vorgehensweise.
  • Leitungskräfte haben gleich ihre geschäftsprozessoptimierten Strukturen.
  • ArbeitgeberInnen bekommen einen Bereich, in dem sie erstmal nichts unternehmen müssen, da alle Prozesse möglichst zeit- und ressourcensparend organisiert sind.

An welcher Stelle wird optimiert?

Wo findet normalerweise Prozessoptimierung statt? Bei einer groben Betrachtung besteht ein Prozess aus 3 Teilen:

  1. Auslöser,
  2. Herstellung/ Produktion und
  3. Ergebnis (Produkt/Dienstleistung).

Somit haben wir „nur“ einen Schlüsselbereich, der einen Einfluss auf alles hat: Auslöser und das Ergebnis. Also findet die Prozessoptimierung immer da statt, wo etwas passiert. Genau in der Mitte.

Entsprechend der Prozessaufbaustruktur können alle Abläufe anhand der 4 Kernfragen optimiert werden.

4 Kernfragen für Prozessoptimierung

Starten wir mit dem Ergebnis, für das der ganze Aufwand betrieben wird. Also ist die 1. Kernfrage für GPO:

Was wollen wir erreichen?

Es funktioniert genauso wie mit der Zielsetzung. Wenn du nicht weißt, wo du ankommen möchtest, kannst du kein Navigationssystem starten. Also wird dein Boot einfach vor sich hin treiben.

2. Kernfrage für Prozessoptimierung:

Welche Ressourcen haben wir zur Verfügung?

Es bringt nichts, etwas zu planen, wofür du nicht genug Ressourcen hast. Meistens müssen folgende Faktoren in jede Planung mit einfließen:

  1. Finanzielle Möglichkeiten (Budget),
  2. Personelle Kapazitäten,
  3. Zeitliche Rahmenbedingungen,
  4. Rechtliche Aspekte.

Wenn du nicht genug Treibstoff, das Personal, essbare Vorräte und Meereskarte hast, um das Schiff zu bedienen und die Reise zu überstehen, brauchst du damit gar nicht anfangen.

Die 3. Kernfrage für GPO betrifft direkt die Prozesse:

Was müssen wir tun, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen?

An dieser Stelle ist eine intensive Zusammenarbeit zwischen den FachmitarbeiterInnen und dem Prozessteam gefragt. Sie müssen das gesamte Volumen an anstehender Arbeit von Punkt A (Auslöser) zu Punkt B (Ergebnis: Dienstleistung oder Produkt) aufschreiben und am besten noch zusätzlich in der Prozessform mit einzelnen Aktivitäten und beteiligten Bereichen darstellen.

Die 4. Kernfrage für Geschäftsprozessoptimierung beinhaltet eigentlich schon die Arbeit, die bereits bei Aufgabenbeschreibung (siehe 3. Kernfrage) gemacht wurde. Es geht um eine Strategie:

Wie müssen wir die Prozesse gestalten, um mit verfügbaren Ressourcen das gewünschte Ergebnis zu erzielen?

Man muss also in diesem Schritt die notwendigen Aktivitäten in so eine Reihenfolge bringen, dass verfügbare Ressourcen am sinnvollsten und effektivsten eingesetzt werden.

5 wichtigste Optimierungspunkte

Ich möchte natürlich nicht sagen, dass man in jedem Bereich pauschal bestimmte Sachen optimieren kann. Aber erfahrungsgemäß gibt es da schon so einige Maßnahmen, die sich ab und zu wiederholen. Somit habe ich 5 wichtigste Optimierungspunkte (es geht selbstverständlich an dieser Stelle genauso wie in jedem meinem Blog-Beitrag um ausschließlich meine Meinung) zusammengefasst:

  1. Schnittstellen-Arbeit,
  2. Entscheidungswege,
  3. Digitalisierung,
  4. Vordrucke,
  5. Einheitliche Prozessabläufe.

Eine optimale für beiden Seiten Schnittstellen-Arbeit stellt oft eine große Herausforderung dar. Die Fachbereiche sind manchmal ein bisschen zu sehr mit ihren eigenen Aufgaben und Problemen beschäftigt, so dass sie Bedürfnissen ihrer KollegInnen aus der Schnittstelle nicht merken. Dabei reich es oft vollkommen aus, einfach mit einander an einem Tisch zu sitzen und diese gemeinsamen Aktivitäten zu besprechen. So schnell kann eine Lösung gefunden werden. Es will nämlich niemand die oder den andere/n ärgern. Wir alle möchten eigentlich „nur“ unsere Arbeit machen und damit erfolgreich sein. Mehr nicht.

Entscheidungswege bilden sich aus meiner Sicht mit der Zeit und gemäß den aktuellen Vorschriften. Du hast bestimmt auch mindestens ein Mal in deinem beruflichen Leben den Satz gehört: „Wir haben schon immer so gemacht“. Auf Grund dessen ergibt einen Sinn, bei jeder Prozessoptimierung darauf einen Blick zu werfen.

Digitalisierung, Vordrucke und einheitliche Prozessabläufe

Digitalisierung ist ein Thema, das alle Unternehmen irgendwie umsetzen wollen, aber wegen hohen Kosten nicht unbedingt durchgehend schaffen. Sie bringt sehr viele Vorteile, bedeutet aber gleichzeitig hohe finanzielle, zeitliche und personelle Investitionen. Man hat kurzfristig mehr Aufwand, um später alle positiven Aspekte der Digitalisierung in vollen Zügen zu genießen.

Standardisierte Vordrucke sind das A und O für alle Bürobereiche jedes Unternehmens. Sie erleichtern unglaublich die Arbeit und eine gegenseitige Vertretung unter KollegInnen. Wenn mehrere MitarbeiterInnen gemeinsame Vordrucke benutzen, heißt es immer noch wenige Vordrucke zu haben. Das Schlimmste ist, wenn jede/r im Betrieb eigene Formulare benutzt. Einheitlich Vordrucke kann man auf jeden Fall besser auf Rechtssicherheit prüfen und regelmäßig aktualisieren.

Standardisierte Prozessabläufe haben die gleiche Funktion wie die einheitlichen Vordrucke. Jede/r MitarbeiterIn weißt, was zu tun ist. Die Arbeit ist für alle klar und übersichtlich. Wenn diese Prozessabläufe noch zusätzlich beschrieben werden, können sie eine perfekte Basis für Wissensmanagement bilden.

3 häufigsten Methoden der Prozessoptimierung

Wie kann man eine Prozessoptimierung umsetzen? Welche Methoden sind am besten dafür geeignet?

In meiner Berufspraxis wurden bis jetzt überwiegend 3 Methoden angewendet, um Prozesse in einem Bereich zu optimieren. Man muss sie alle nicht unbedingt gleichzeitig oder nach einander benutzen. Je nachdem, welches Ziel du mit deinem Optimierungsprojekt erreichen möchtest, kann eine oder andere Methode umgesetzt werden.

3 häufigsten Methoden der GPO:
1. Prozessmanagement
Über die Prozessbeschreibung kann man schon sehr viele Probleme und Schwachstellen feststellen.
2. Stellenbeschreibung
Das ist eine organisatorische Methode. Sie zeigt, wie einzelne Aufgaben im Team verteilt sind und wer welche Schnittstellen hat. Daraus kannst du gut ableiten:
a. ob die Aufgaben sinnvoll verteilt sind und
b. ob die Schnittstellen effektiv gebildet wurden.
3. Stellenbemessung
Verständlicherweise ist diese Methode bei meisten MitarbeiterInnen extrem unbeliebt. Eine Stellenbemessung kann zeitlich unterschiedlich gestaltet werden und individuell an MitarbeiterInnen und ihren Aufgabenbereich angepasst werden.

Du siehst schon, dass das Thema Geschäftsprozessoptimierung an sich sehr umfangreich ist. Ich könnte darüber noch sehr viel erzählen. Als Projektmanagerin sehe ich darin meine Kernaufgabe in allen Projekten. Es ergibt zum Beispiel gar keinen Sinn, ein neues Programm oder ein Fachverfahren in einem Bereich einzuführen, solange die Prozesse dort nicht optimal verlaufen. Normalerweise stellt die Geschäftsprozessoptimierung den ersten Schritt in jedem Veränderungsprojekt dar und dient als eine wichtige Arbeitsgrundlage für die gesamte Projektarbeit.

Was hältst du von einem Geschäftsprozessoptimierungsprojekt? Welche Erfahrungen hast du bereits mit dieser Art der Projekte gemacht? Welche Methoden bevorzugst du in deinen Optimierungsprojekten? Schreibe mir in die Kommentare.

Wenn du mehr zum Thema Projektmanagement erfahren möchtest, folge mir auf Instagram (lb_managerin).

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